Notice d’information générale

En vigueur depuis le 28 août 2026. Cette page porte la version applicable aujourd’hui.

Notre Politique de confidentialité s’adresse à ceux qui traitent avec nous : visiteurs, demandeurs, clients, chargés de dossier. La présente notice s’adresse à quelqu’un d’autre — la personne dont le nom figure dans un dossier parce qu’une société se constitue autour d’elle. Elle ne nous a pas écrit, elle n’entendra peut-être jamais parler de nous, et elle a néanmoins des droits.

1. Qui est le responsable du traitement

Lo On Shing Consultants Limited (盧安誠顧問有限公司), immatriculée à Hong Kong SAR sous le numéro 2229760 (Business Registration n° 64679960), dont le siège est situé 806, Capitol Centre, 5–19 Jardine’s Bazaar, Causeway Bay, Hong Kong SAR.

Pour toute question ou demande relative à la présente notice : info@loonshing-consultants.hk.

2. Les personnes concernées par cette notice

Les personnes physiques dont les données personnelles nous parviennent au cours d’un dossier sans qu’elles soient nos clientes, en particulier :

• les administrateurs, représentants légaux, superviseurs, gérants et secrétaires de la société en formation ou de sa société mère ;
• les associés et souscripteurs, qu’il s’agisse de personnes physiques ou des personnes physiques derrière un associé personne morale ;
• les bénéficiaires effectifs et les personnes exerçant un contrôle, dont l’identification est requise par les règles de lutte contre le blanchiment, le financement du terrorisme et la fraude fiscale (LCB-FT) et par les registres des contrôleurs significatifs ;
• les signataires autorisés, les mandataires sur les comptes bancaires, les personnes de contact et les personnes désignées pour recevoir la signification d’actes ;
• les conjoints, lorsque le régime matrimonial a une incidence sur la détention des parts.

3. Les données que nous traitons

Selon la juridiction et ce qu’exige l’autorité destinataire :

• Identification — nom en caractères latins et, le cas échéant, en caractères chinois ; date et lieu de naissance ; nationalité ; numéro et date d’expiration du passeport ou de la carte d’identité ; une copie de la pièce d’identité ;
• Adresse — adresse de résidence, et son justificatif ; l’adresse de correspondance à publier dans un registre ;
• Fonction dans la société — mandat exercé, date de nomination, pouvoirs, participation et droits de vote, pourcentage de détention effective ;
• Coordonnées — adresse e-mail et numéro de téléphone professionnels, lorsqu’un formulaire les exige ;
• Informations de conformité — les résultats des vérifications de sanctions, de personnes politiquement exposées et de presse défavorable qu’exigent nos diligences de connaissance du client ;
• Signatures — manuscrites ou électroniques, sur les actes et formulaires.

Nous ne recherchons aucune donnée de catégorie particulière. Lorsqu’un document qui nous est remis en contient incidemment — une mention de santé sur une pièce d’identité, par exemple — nous ne l’extrayons pas, nous ne l’indexons pas, et nous ne la conservons que comme partie du document lui-même.

4. D’où proviennent les données

Presque toujours de notre client : l’investisseur qui nous mandate fournit les informations relatives aux personnes qui exerceront un mandat ou détiendront des parts. Elles peuvent aussi provenir d’un registre public lorsque nous vérifions un dépôt, ou d’une source publique de sanctions ou de presse lors de nos vérifications de conformité. Nous n’achetons pas de données personnelles et nous ne constituons pas de fichiers au-delà de ce qu’un dossier requiert.

5. Pourquoi nous les traitons, et sur quel fondement

Pour préparer et déposer les documents par lesquels une société est constituée, modifiée ou dissoute ; pour satisfaire aux obligations d’identification que les règles de LCB-FT nous imposent, à nous et à nos correspondants ; et pour conserver la trace d’un dossier aussi longtemps que nous pouvons avoir à en répondre.

Le fondement est l’exécution de notre mission envers notre client et les obligations légales auxquelles cette mission nous soumet, ainsi que notre intérêt légitime — et celui du client — à ce qu’une société soit légalement constituée. Lorsqu’une juridiction exige le consentement exprès de la personne à un dépôt, ce consentement est recueilli sur le formulaire fourni par l’autorité, et nous ne nous y substituons pas.

6. Qui les reçoit

Par la nature même du travail, les données personnelles d’un dossier nous quittent. Elles vont :

• aux registres et autorités de la juridiction concernée — à Hong Kong, le Companies Registry et l’Inland Revenue Department ; en Chine continentale, l’Administration for Market Regulation et les autorités auxquelles elle transmet un dossier ; au Vietnam, le Department of Planning and Investment provincial et les autorités chargées de l’enregistrement des investissements ;
• aux professionnels locaux qui interviennent sur le dossier — nos cabinets d’avocats correspondants et prestataires agréés à Hong Kong, Guangzhou et Đồng Nai, ainsi que le secrétaire et l’auditeur nommés auprès de la nouvelle société ;
• aux banques, lorsqu’un compte est ouvert, selon leurs propres règles d’ouverture de compte ;
• aux notaires, traducteurs et services de légalisation, pour la chaîne par laquelle les documents étrangers sont rendus utilisables ;
• à nos prestataires agissant sur nos instructions — signature électronique, facturation, messagerie et hébergement. Les dossiers sont conservés sur une infrastructure en nuage sous notre contrôle exclusif ; le prestataire les stocke et n’a aucun droit d’accès à leur contenu.

Certaines de ces données deviennent publiques. Le nom, l’adresse de correspondance et la qualité d’un administrateur sont publiés par le registre des sociétés de la plupart des juridictions dans lesquelles nous travaillons. Cette publication est l’effet de la loi, non d’un choix de notre part, et nous ne pouvons la défaire. Nous le disons d’avance pour que personne ne le découvre après coup.

7. Transferts transfrontaliers

Un dossier est par définition transfrontalier : un investisseur européen qui constitue une société à Guangzhou ou à Đồng Nai fait nécessairement voyager ses données, et celles de ses dirigeants, de l’Europe vers Hong Kong et de Hong Kong vers la Chine continentale ou le Vietnam. Nous ne transférons que ce que l’autorité ou le professionnel destinataire exige, nous disons à notre client où va son dossier, et nous lions nos correspondants par la confidentialité. L’infrastructure sur laquelle le dossier est conservé se trouve en partie hors de Hong Kong ; elle sert à exécuter le dossier et à le conserver en sécurité, et à rien d’autre.

8. Combien de temps nous les conservons

Pendant la durée du dossier, puis aussi longtemps que nous pouvons être tenus d’en répondre ou de le produire à un régulateur. Lorsque nous déclinons un dossier, il est archivé et les données personnelles communiquées sont détruites sous six mois, et plus tôt sur demande.

9. Vos droits

Si vos données figurent dans l’un de nos dossiers, vous pouvez nous demander d’y accéder, de les rectifier et — lorsque rien ne nous oblige à les conserver — de les effacer. Écrivez à info@loonshing-consultants.hk. Nous répondrons dans le délai qu’autorise la loi applicable, et nous vous dirons clairement lorsqu’une demande ne peut être satisfaite, et pourquoi.

Deux limites méritent d’être énoncées d’avance, parce qu’elles surprennent. Lorsqu’une inscription a été faite dans un registre public, la version qui fait foi est celle du registre : une rectification doit être obtenue de l’autorité, et nous vous dirons laquelle et comment. Et lorsqu’un document est conservé au titre d’une obligation de LCB-FT, nous ne pouvons l’effacer avant l’expiration de cette obligation, si légitime que soit la demande.

10. Modifications

La présente notice peut être modifiée. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, et elle porte sa date.